Googleドライブを使った効率化テクニック｜仕事が劇的に速くなる14の裏ワザ

Googleドライブは、ファイルの保存・共有・共同編集が簡単にできる非常に便利なクラウドサービスです。
しかし、基本機能だけ使っている人が多く、「実は知られていない効率化テクニック」を使いこなせば、仕事スピードが圧倒的に変わります。

本記事では、Googleドライブを最大限に活用するための効率化テクニック14選 をわかりやすくまとめました。
今日からすぐに使えるため、業務効率化に直結します。

1. ファイル名を「検索されやすい形」に統一する

Googleドライブは検索が強いサービスです。
そのため、ファイル名に「日付・内容・種別」を入れるだけで劇的に探しやすくなります。

例：

2025-01_営業資料_A社.pdf  
2025-01-10_打ち合わせメモ.docx  
請求書_2025年1月_株式会社ABC.pdf

おすすめの命名ルール（テンプレ）

YYYY-MM-内容_顧客名_バージョン

2. 「スター付き」フォルダで重要ファイルを即アクセス

よく使うファイルは「スター」をつければ、左側メニューの「スター付き」に表示されるため、探す時間がゼロになります。

例：

• 請求書フォルダ
• 営業資料
• 毎日更新するシート

3. 「ショートカットを追加」で一つの場所に集約する

同じファイルを複数フォルダで使いたい時、コピーではなくショートカットが最適。

フォルダA・フォルダBどちらからでもアクセスできるため、
「どこに入れたっけ？」という悩みがなくなります。

4. PC版Googleドライブでローカルと同期して作業を高速化

Googleドライブデスクトップ版を使うと、ローカルファイルと同じ感覚で編集できます。

メリット

• 編集が高速
• オフラインでも使える
• 保存忘れがない

特に画像・動画など重いファイルを扱う場合におすすめ。

5. 「共有設定のテンプレ化」で手戻りゼロに

毎回共有権限を設定し直すのは時間がかかります。
Googleドライブではフォルダ単位で共有設定ができるため、あらかじめ以下のように権限を決めておくと効率的。

例：

• 営業チーム → 編集権限
• 外部クライアント → 閲覧権限
• 社内全体 → コメントのみ

6. スマホアプリで「スキャン機能」を使うと紙資料も即データ化

Googleドライブのアプリには標準でスキャン機能が搭載されています。

領収書や契約書をスマホで撮るだけでPDF化 → 自動でドライブへ保存。

出先の作業が激減します。

7. Googleドキュメントで「音声入力」を使うと文字起こしが爆速

Googleドキュメントの音声入力は精度が高く、無料で使えるのが魅力。

議事録、アイデア出し、動画の内容文字起こしなどに最適。

ショートカット：
Ctrl + Shift + S（Windows）
Cmd + Shift + S（Mac）

8. ファイルを「タイプ」で絞り込む検索テクニック

検索欄に以下を入れるだけで絞り込みできます。

さらに組み合わせれば最強：

type:pdf 2024 請求書

9. 「最近使用したファイル」だけで仕事の9割が完結する

実際、よく開くファイルは数十個程度。
Googleドライブの「最近使用したアイテム」は自動で更新されるため、整理不要で常に最新。

10. スプレッドシートで「フィルタビュー」を使うと共有作業が衝突しない

共有スプレッドシートを複数人で操作する時、
フィルタをいじると他の人の見え方が変わってしまう問題があります。

そこで便利なのが フィルタビュー。

自分だけの画面にフィルタがかかり、他人に迷惑をかけません。

11. Googleドライブの「バージョン履歴」で編集ミスを即復元

間違って削除しても、バージョン履歴からすぐ復元できます。

特に資料修正やチーム共有作業で必須の機能。

12. Googleフォトとの連携で画像データを自動整理

Googleフォト → Googleドライブ連携をオンにすると、自動で写真をクラウド整理できます。

さらに、フォルダ名ごとに自動振り分け可能で、手動整理が不要に。

13. Slack・Chatwork・Notionなどと連携して通知を自動化

Googleドライブは外部ツール連携に強いです。

例：

• 新しいファイルがアップされたらSlackに通知
• ドキュメント更新をNotionに記録
• スプレッドシート更新をChatworkに送信

各ツールのAPI連携により、手作業ゼロのワークフローを構築できます。

14. テンプレートを使いまわして作業時間を1/10にする

Googleが提供するテンプレートだけでもかなり使えます。

おすすめテンプレ

• 企画書テンプレ
• KPI管理シート
• プロジェクト管理シート
• タスクリスト
• スケジュール表

1度作ったオリジナルテンプレートをフォルダにまとめておくと、作業がさらに速くなります。

まとめ｜Googleドライブは使い方次第で作業速度が圧倒的にアップする

Googleドライブは保存・同期だけで使うのはもったいないツールです。
今回紹介したテクニックを組み合わせれば、

• ファイル検索が速くなる
• 共有がスムーズになる
• チームの共同作業が効率化する
• 無駄な整理や重複作業が減る
• 日々の作業時間が大幅削減

といったメリットが得られます。

特におすすめなのは以下の3つ：

• ショートカット・スターで「探さない働き方」へ
• フォルダ自動化・共有テンプレで作業を標準化
• Googleドキュメント & スプレッドシートの連携で生産性向上